Turun Riennon Taitoluistelu ry:n jäsen- ja
yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 21.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Turun Riennon Taitoluistelu ry
c/o Anne-Mari Anttila
Suovantie 6 as 2
20300 Turku
Y-tunnus 0919668-7

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Tero Salonen
if.ul1773619221etsiu1773619221lotia1773619221tnonn1773619221eirnu1773619221rut@a1773619221jatho1773619221jnann1773619221imiot1773619221
044 5828 514

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Turun Riennon Taitoluistelu ry:n oikeutettuun
etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, kilpailutoiminta sekä jäsenmaksujen hallinta
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja)
osalta Turun Riennon Taitoluistelu ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Turun Riennon
Taitoluistelu ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Turun
Riennon Taitoluistelu ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja
tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Syntymäaika
• Henkilötunnus luistelukoululisenssiä ja -vakuutusta varten
• Mahdollisen oman tapaturmavakuutuksen numero
• Lisenssin tyyppi (kilpailulupa tai vakuutuksellinen lisenssi)
• Sportti-ID ja lisenssin maksupäivä (kilpailevat luistelijat)
• Alaikäisen jäsenen osalta
  • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen,
    harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin
  liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
  Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön
aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Turun Riennon Taitoluistelu ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai
ETA-alueen ulkopuolelle

Luistelukoululaisten osalta jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan
Suomen Taitoluisteluliitolle luistelukoulutoimintaan osallistumiseen vaadittavan vakuutuksellisen
luistelukoulupassin rekisteröimistä ja hallinnointia varten. Muuten henkilötietoja ei säännönmukaisesti
luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä
jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta,
tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain
määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään henkilön toimikauden ajan. Tiedot poistetaan 30 päivän
  kuluessa toimikauden päätyttyä ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta perustetta kuten esim.
  jäsenyys Turun Riennon Taitoluistelu ry:ssä
• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään sen kauden loppuun asti, kun jäsen on Turun
  Riennon Taitoluistelu ry:n toiminnassa mukana
• Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne
  ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii
käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot
sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella
tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus
ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne
järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus
vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa
kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa
tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä
valvontaviranomaiselle.